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Si alguna vez te has quedado dudando si el tratamiento al escribir un correo electrónico era el adecuado, este post es para ti.
Los correos electrónicos son una herramienta fundamental en la comunicación. Tanto si somos estudiantes que van a sacar su eTítulo universitario como si somos trabajadores, saber redactar un correo electrónico de forma adecuada es esencial.
Los usamos para todo: para escribir a la Administración pública, a un compañero de clase, a nuestro médico, a un compañero de trabajo, a un profesor, a nuestro jefe… Y, aunque pueda parecernos que el tratamiento que damos al receptor del correo no tiene importancia, la tiene y mucha. Un correo bien redactado y que usa el tratamiento correcto puede ser determinante para la imagen que damos de nosotros mismos a la persona receptora.
Veamos algunas recomendaciones para que nuestras comunicaciones por correo electrónico sean efectivas y dejen una impresión favorable.
El asunto del correo electrónico: nuestra carta de presentación
El asunto del correo es tremendamente importante si no queremos que nuestro mensaje pase inadvertido o que no se pueda volver a localizar. Por lo tanto, debe ser claro y reflejar el contenido del mensaje. Optemos por títulos específicos como «Consulta sobre el artículo de investigación – Juana Pérez», en lugar de títulos genéricos que podrían traspapelarse.
Saludos iniciales: la importancia de la cortesía
El saludo inicial es nuestro primer contacto y debe reflejar respeto y profesionalidad. Un «Estimada profesora [Apellido]» o «Estimado Sr. [Apellido]» es adecuado y formal. La cortesía nunca está de más, especialmente en primeros contactos.
Según el protocolo, la persona con mayor rango social (sí, esto puede sonar clasista) es la que debe establecer el tratamiento adecuado, así que cuando nos dirigimos a un docente, un profesional de la salud, una persona que tenga un rango superior en la empresa, etc., debemos hablar de usted y esperar a que esa persona, en su contestación, establezca cuál es el tratamiento que considera adecuado para nuestras futuras comunicaciones.
Por norma general, si no nos piden expresamente que no les tratemos de usted, debemos seguir haciéndolo.
La claridad y concisión en el mensaje
Un correo electrónico no es el lugar para extensas narrativas. Es preferible ser directos y presentar nuestras consultas de manera clara y ordenada, lo que facilitará la lectura y comprensión por parte del receptor.
Personalización y contexto: un toque humano
Un correo que muestra conocimiento previo sobre la persona y da contexto de nuestra relación o interacciones anteriores puede ayudar mucho a establecer una buena comunicación.
Algo tan simple como «Tal y como acordamos en nuestra conversación sobre X, me gustaría…» puede poner a la otra persona en contexto, refrescarle la memoria y, además mostrar respeto, ya que es poco considerado pensar que el otro no tiene más cosas que hacer que acordarse de nosotros y de lo que hemos hablado en otro momento.
Uso adecuado del lenguaje: profesionalidad, ante todo
Si no es un correo electrónico para un amigo o familiar, lo suyo es mantener un tono profesional y evitar lenguaje coloquial, emojis y abreviaturas. La corrección ortográfica y gramatical refleja nuestra seriedad y atención al detalle.
Cierre del correo electrónico: la despedida también cuenta
Un cierre cordial y un Atentamente o Cordialmente, seguido de nuestro nombre completo y otros datos relevantes (una firma adecuada), conforman un cierre profesional y respetuoso que da una imagen apropiada de nosotros en nuestras comunicaciones.
Revisión final: el último chequeo
Siempre que vayamos a enviar un correo electrónico hay que echar un vistazo al acabar para chequear que hayamos puesto bien la dirección del destinatario, los archivos adjuntos, la redacción y la ortografía antes de enviarlo. Una revisión final puede evitar errores embarazosos.
El seguimiento del correo electrónico: paciencia y persistencia
Si no hay respuesta, un correo de seguimiento es apropiado, pero sin caer en el acoso. Esperemos una semana antes de insistir, a menos que la situación requiera urgencia.
El correo electrónico es una extensión de nuestra imagen profesional. Siguiendo estas pautas, aseguramos una comunicación efectiva que contribuirá a establecer y mantener relaciones positivas en nuestra carrera universitaria y trayectoria profesional.
La comunicación por correo electrónico con diferentes interlocutores
El tono y estilo de nuestro correo electrónico puede y debe variar dependiendo del destinatario. Aquí algunos consejos para adaptar nuestra comunicación según el interlocutor:
Interactuar con profesores por correo electrónico
La comunicación con los profesores debe reflejar respeto y seriedad académica. Aunque la relación sea más cercana, evitemos la informalidad excesiva y centrémonos en ser claros y respetuosos en nuestras solicitudes o comentarios.
La fórmula más común del encabezado es la de «Estimado profesor/a [nombre o apellido]:»
¿Cómo dirigirse a un médico?
Con los médicos, es esencial ser respetuosos y precisos. Podemos empezar con un «Apreciado Dr./Dra. [Apellido]». Describamos nuestra consulta de manera clara y concisa, evitando detalles innecesarios que no estén relacionados con la consulta médica.
Escribir a nuestros jefes
Cuando escribimos a nuestro jefe, es crucial ser profesionales y respetuosos. Usemos un tono formal pero cordial y asegurémonos de que nuestro correo sea directo y al punto, especialmente si estamos hablando de temas laborales importantes.
Comunicación con compañeros de trabajo
Con los compañeros de trabajo, podemos ser menos formales, pero sin perder la profesionalidad. Un «Hola [Nombre]» puede ser suficiente, y es importante mantener un tono colaborativo y de equipo.
Cada correo electrónico que enviamos contribuye a construir nuestra reputación académica, profesional y personal. Al considerar cuidadosamente cómo nos comunicamos en cada situación, estamos invirtiendo en relaciones a largo plazo y en nuestra propia imagen pública.
