Se alguma vez ficou em dúvida se a forma como escreveu um email estava adequada, este post é para si. Os emails são uma ferramenta fundamental na comunicação. Seja como estudante prestes a obter o seu
eTítulo universitário, seja como trabalhador, saber redigir um email de forma adequada é essencial. Utilizamo-los para tudo: para escrever à Administração pública, a um colega de turma, ao nosso médico, a um colega de trabalho, a um professor, ao nosso chefe... E, embora possa parecer que a forma como tratamos o destinatário do email não é importante, é e muito. Um email bem redigido e que utiliza o tratamento correto pode ser determinante para a imagem que damos de nós mesmos à pessoa que o recebe. Vejamos algumas recomendações para que as nossas comunicações por email sejam eficazes e deixem uma impressão favorável.
O assunto do email: a nossa carta de apresentação
O assunto do email é extremamente importante se não queremos que a nossa mensagem passe despercebida ou que não seja possível localizá-la novamente. Portanto, deve ser claro e refletir o conteúdo da mensagem. Optemos por títulos específicos como "Consulta sobre o artigo de investigação - Juana Pérez", em vez de títulos genéricos que poderiam ser perdidos.
Saudações iniciais: a importância da cortesia
A saudação inicial é o nosso primeiro contato e deve refletir respeito e profissionalismo. Um "Estimada professora [Apelido]" ou "Estimado Sr. [Apelido]" é adequado e formal. A cortesia nunca é demais, especialmente nos primeiros contatos. De acordo com o protocolo, a pessoa com maior estatuto social (sim, isso pode parecer elitista) é aquela que deve estabelecer o tratamento adequado, portanto, quando nos dirigimos a um professor, a um profissional de saúde, a uma pessoa com um estatuto superior na empresa, etc., devemos falar de "você" e esperar que essa pessoa, na sua resposta, estabeleça qual é o tratamento que considera adequado para as nossas futuras comunicações. Em geral, se não nos pedem expressamente para não tratá-los por "você", devemos continuar a fazê-lo.
Clareza e concisão na mensagem
Um email não é o lugar para narrativas extensas. É preferível ser direto e apresentar as nossas consultas de forma clara e organizada, o que facilitará a leitura e compreensão por parte do destinatário.
Personalização e contexto: um toque humano
Um email que mostra conhecimento prévio sobre a pessoa e fornece contexto sobre a nossa relação ou interações anteriores pode ajudar muito a estabelecer uma boa comunicação. Algo tão simples como "Conforme acordado na nossa conversa sobre X, gostaria de..." pode colocar a outra pessoa em contexto, refrescar-lhe a memória e também mostrar respeito, uma vez que é pouco considerado pensar que a outra pessoa não tem mais nada para fazer além de se lembrar de nós e do que falamos anteriormente.
Uso adequado da linguagem: profissionalismo acima de tudo
Se não se tratar de um email para um amigo ou familiar, é importante manter um tom profissional e evitar linguagem coloquial, emojis e abreviaturas. A correção ortográfica e gramatical reflete a nossa seriedade e atenção aos detalhes.
Encerramento do email: a despedida também conta
Um encerramento cordial e um "Atentamente" ou "Cordialmente", seguido do nosso nome completo e outros dados relevantes (
uma assinatura adequada), constituem um encerramento profissional e respeitoso que transmite uma imagem apropriada de nós nas nossas comunicações.
Revisão final: a última verificação
Sempre que formos enviar um email, devemos dar uma olhada final para verificar se inserimos corretamente o endereço do destinatário, os anexos, a redação e a ortografia antes de enviá-lo. Uma revisão final pode evitar erros embaraçosos.
O acompanhamento do email: paciência e persistência
Se não houver resposta, um email de acompanhamento é apropriado, mas sem cair no assédio. Esperemos uma semana antes de insistir, a menos que a situação exija urgência. O email é uma extensão da nossa imagem profissional. Ao seguir estas diretrizes, garantimos uma comunicação eficaz que contribuirá para estabelecer e manter relações positivas na nossa carreira universitária e trajetória profissional.
A comunicação por email com diferentes interlocutores
O tom e o estilo do nosso email podem e devem variar dependendo do destinatário. Aqui estão algumas dicas para adaptar a nossa comunicação de acordo com o interlocutor:
Interagir com professores por email A
comunicação com os professores deve refletir respeito e seriedade acadêmica. Embora a relação possa ser mais próxima, evitemos a informalidade excessiva e concentremo-nos em ser claros e respeitosos nas nossas solicitações ou comentários. A fórmula mais comum de saudação é "Estimado professor/a [nome ou apelido]:"
Como me dirigir a um médico? Com os médicos, é essencial ser respeitoso e preciso. Podemos começar com um "Apreciado Dr./Dra. [Apelido]". Descrevamos a nossa consulta de forma clara e concisa, evitando detalhes desnecessários que não estejam relacionados com a consulta médica.
Escrever para os nossos chefes Ao escrever para o nosso chefe, é crucial ser profissional e respeitoso. Usemos um tom formal, mas cordial, e certifiquemo-nos de que o nosso email é direto e objetivo, especialmente se estivermos a tratar de assuntos laborais importantes.
Comunicação com colegas de trabalho Com os colegas de trabalho, podemos ser menos formais, mas sem perder a profissionalidade. Um "Olá [Nome]" pode ser suficiente, e é importante manter um tom colaborativo e de equipa. Cada email que enviamos contribui para construir a nossa reputação acadêmica, profissional e pessoal. Ao considerar cuidadosamente como nos comunicamos em cada situação, estamos investindo em relacionamentos de longo prazo e na nossa própria imagem pública.
