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El teletrabajo tiene pros y contras, pero el teletrabajo en equipo puede ser complicado, veamos cómo hacer que funcione y qué herramientas nos ayudarán más.
Tener un eTítulo facilita mucho la búsqueda de empleo y, a la hora de elegir entre distintas opciones, teletrabajar es, para muchas personas, una meta laboral tremendamente deseable.
Ahora bien, hay que tener en cuenta que, cuando se tienen que coordinar equipos, pueden surgir dificultades. Veamos unos cuantos consejos y herramientas que pueden sernos de utilidad.
Planificación eficaz: nuestra mejor estrategia
La planificación es la piedra angular del éxito en el teletrabajo. Más aún cuando hay que coordinarse con un equipo de personas. El uso de ciertas herramientas de gestión va a hacer posible que la coordinación entre distintas personas del equipo sea realmente eficaz.
Hay varias herramientas como Trello o Asana (aquí van unas cuantas alternativas más) que sirven para asignar tareas y poder hacer un buen seguimiento.
Ventajas del uso de herramientas de gestión en el teletrabajo
Estas herramientas son la columna vertebral de cualquier buena estrategia de planificación para equipos de teletrabajo porque, a través de ellas, podemos asignar tareas de manera clara y definir las responsabilidades de cada miembro así como los plazos disponibles.
Además, permiten funciones de seguimiento para poder monitorizar el progreso de cada tarea e identificar posibles obstáculos antes de que se conviertan en problemas.
En estas herramientas de gestión, se pueden introducir los plazos y las prioridades de cada tarea para que todo el mundo sepa qué es lo que tiene que priorizar aunque estemos trabajando a distancia.
Los tableros de proyecto de estas herramientas son muy intuitivos y ofrecen la posibilidad de organizar las tareas por columnas, asignar colores y encontrar con un golpe de vista qué está ya completado o qué queda por hacer.
La comunicación es vital
Parece obvio, pero cuando se forman grupos de personas acostumbradas al teletrabajo, a veces falla la comunicación porque cada uno se centra en su tarea y no consulta al resto.
Para evitar malentendidos y retrasos innecesarios, una ventaja adicional de estas plataformas es la integración de funciones de comunicación.
Tanto Asana como Trello nos facilitan el discutir detalles específicos de las tareas sin perder la visión general del proyecto.
Además, plataformas como Slack o Microsoft Teams, nos permiten tener conversaciones organizadas. En estos canales, podemos crear hilos específicos para cada proyecto, y así asegurarnos de que las discusiones sean pertinentes y no se dispersen.
Videoconferencias periódicas: el toque humano del teletrabajo
Aunque las plataformas de mensajería instantánea son fundamentales, no debemos olvidar la importancia del contacto visual.
Cuando hacemos teletrabajo en equipo es muy recomendable realizar videoconferencias con cierta periodicidad para las que podemos utilizar las funciones integradas en Slack o Microsoft Teams. El vernos las caras ayuda a fortalecer los lazos dentro del equipo.
Otra ventaja del cara a cara es evitar la sobrecarga de información en los tableros. Si solucionamos una cantidad concreta de cuestiones en estas reuniones, evitaremos inundar los canales con detalles innecesarios y podremos centrarnos en la información esencial para cada tarea.
Para sacar el máximo partido a estas reuniones, es importante que, previamente, se establezcan los temas y objetivos de los que se va a hablar. Así nos aseguraremos de que la discusión se va a centrar en temas relevantes y de que el tiempo se utilizará de manera eficiente.
Lo suyo es compartir la agenda con antelación para que todos los participantes estén preparados y puedan contribuir de la mejor manera a la reunión.
También es muy positivo para la cohesión del grupo de teletrabajo que fomentemos la participación activa de todos los miembros durante las reuniones. Para ello, podemos rotar ciertos roles, como el de moderador o el de responsable de tomar notas, en cada encuentro.
Esto no solo distribuye las responsabilidades de forma equitativa, sino que también promueve la participación y la colaboración entre todos los integrantes del equipo.
Integración de plazos y prioridades
Como ya hemos dicho, las herramientas de gestión nos permiten integrar los plazos y prioridades de cada tarea, pero hay un factor humano que es importante que cuidemos y controlemos personalmente (y que lo hablemos en las reuniones cara a cara con el resto del equipo de teletrabajo). Se trata de establecer fechas límite realistas y respetuosas con la vida privada y la salud mental de los trabajadores.
Esto implica un análisis cuidadoso de la complejidad de la tarea, su importancia real, los recursos disponibles y las interdependencias con otras actividades. El realismo en los plazos nos permite evitar el estrés innecesario y garantizar la calidad del trabajo realizado.
Un trabajador feliz es un trabajador más eficaz y, muchas veces, cuando hablamos de teletrabajo, nos olvidamos de que los horarios laborales no deben extenderse, de que se deben hacer descansos durante la jornada y de que la dificultad o responsabilidad de las tareas tienen que ir asociadas al cargo y al salario.
